Kascontrolecommissie

Door hun opzet zijn VvE’s in staat de regels vast te stellen waaraan de bewoners zich moeten houden. De opzet is vaak vrij rechttoe rechtaan, waarbij de ontwikkelaar van de kavels de vereniging en de eerste reeks regels opstelt. Wanneer sommige of alle kavels zijn verkocht aan huizenkopers, wordt de verantwoordelijkheid van de vereniging van huiseigenaren overgedragen aan de bewoners.

Veel appartementen, coöperaties en zelfs sommige buurten hebben verenigingen van huiseigenaren (VvE’s) die bestaan uit leden-bewoners.
VvE-leden worden gekozen uit de bewoners en dienen zorg te dragen voor het onderhoud van het gemeenschappelijke gedeelte, de verzekeringen, de nutsvoorzieningen en de algemene financiën van het gebouwencomplex of de gemeenschap.
De meeste VvE’s eisen van bewoners dat zij een maandelijkse onderhoudsbijdrage betalen
Een kascontrolecommissie voor vereniging van eigenaars is verplicht. De kascontrolecommissie moet uit minimaal twee leden bestaan.

De VvE kascontrolecommissie bestaat uit twee leden: deze kascontrolecommissie controleert het financiële beleid van het bestuur. Door regelmatige controle van de boekhouding en vergaderingen met de penningmeester is de VvE kascontrolecommissie altijd op de hoogte van de financiële positie van de vereniging.

Waar let u op als VvE Kascontrolecommissie?

Een kascontrolecommissie van de VvE let onder andere op bankafschriften, kopieën van belangrijke contracten, betaalde facturen, ontvangsten uit belastingen en saldi van eigenaars en reserveoverzichten. Ook voert een kascontrolecommissie minstens eens per jaar een grondige VvE kascontrole uit. Echter is het werk van de kascontrolecommissie vaak redelijk complex, om die reden wordt er vaak gekozen voor een externe specialist om het werk van de kascontrolecommissie over te nemen. Dit gebeurt bijvoorbeeld:

Wanneer er een duidelijke indicatie is van slechte interne controle. Dit is niet ongewoon bij verenigingen in zelfbeheer waar één of twee personen verantwoordelijk zijn voor de financiën.

Als er een vermoeden is van verduistering of fraude of wanneer de vereniging onenigheid tussen bestuursleden ervaart.

In een situatie van terugtrekking van het bestuur waarbij het vorige bestuur in feite gedwongen is af te treden.

Wanneer de vereniging de controle overneemt van de ontwikkelaar.

Wanneer de vereniging door financiële complicaties wordt getroffen. Het kan de moeite waard zijn om een professional in te huren om een grondige controle van de financiën van de vereniging uit te voeren om er zeker van te zijn dat de juiste gegevens worden bijgehouden.

Offerte aanvragen

Een kascontrole door een externe specialist zorgt voor overzicht en duidelijkheid

Afgezien van de statuten en de grootte van de gemeenschap, kan het bestuur van de VvE zelf bepalen of een externe audit nodig is. Als iemand bijvoorbeeld het gevoel heeft dat de fondsen verkeerd worden beheerd, dan kunnen huiseigenaren aandringen op een financiële audit.

Ook kan een verandering in de VvE of een verandering met betrekking tot de kascontrolecommissie leiden tot het laten uitvoeren van een audit. Een kascontrole door een externe partij zal de VvE helpen om plannen te maken en beslissingen te nemen op basis van de resultaten van de audit. Tegelijkertijd is dit een goed moment om te weten te komen of er sprake is van slecht financieel beheer of onnauwkeurigheden in de rapporten. Een kascontrole is een langdurige en grondige analyse. Het is nuttig bij het beoordelen van mogelijke problemen en risico’s nu of in de toekomst, zodat de VvE zich hierop kan voorbereiden.

De kascontrolecommissie en het controleproces

Het controleproces is complex. Het omvat grondige analyses, beoordelingen en procedures die op de financiële gegevens worden uitgevoerd. Het analytische gedeelte van het auditproces zal in grote mate steunen op de historische financiële overzichten van de VvE. Een controle is het hoogste niveau van zekerheid dat geboden wordt.

Tijdens het controleproces is de uitvoerder verplicht om:

Inzicht te verkrijgen in de interne controlesystemen van de vereniging en het frauderisico te beoordelen

Onderzoek naar het management en analytische procedures uit te voeren

Onderbouwende procedures uit te voeren

Hiervoor wordt over het algemeen een kascontrole checklist gebruikt

Klaar voor een kascontrole mét VvE expertise?

– Deskundig professioneel jaarverslag
– Meer dan 15 jaar VvE ervaring
– Meer dan 25 jaar financiële ervaring
– Onafhankelijk advies
– Continuïteit voor uw VvE

De ervaring leert dat door de controle uw VvE beter functioneert